I COSTI DELL’ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE TRADIZIONALE

L’attività di archiviazione e ricerca manuale dei documenti ha un costo rilevante nel tuo lavoro quotidiano.

Le ricerche più recenti stimano che le aziende spendono, in media:

• 2€ per archiviare ogni documento cartaceo;
• 20€ per ritrovare un documento se archiviato in modo improprio.

I documenti perduti sono il 5% del totale e le copie cartacee effettuate sono circa 19 per ogni documento.

Al puro costo economico va aggiunto il dispendio di tempo del personale per ricreare un documento perduto: si calcola che in media sia 25 ore.

Alla fine dell’anno, ogni azienda, si ritrova con centinaia di ore e migliaia di euro impiegati per cercare della documentazione e sottratti ad attività più importanti. Tra queste, probabilmente, c’è anche la tua.

Ci hai mai pensato?

Per fortuna la soluzione per te esiste e si chiama KOMI DOC.

KOMI DOC: LA SOLUZIONE PER UN APPROCCIO NUOVO ALLA GESTIONE DOCUMENTALE

KOMI Doc è progettato per le aziende che cercano una soluzione semplice e potente di gestione delle informazioni.

Immagina di fare una ricerca su Google: digiti una parola e, in pochi istanti, ottieni i risultati.

KOMI Doc è tutto questo. Trovi subito quello che cerchi, invece di perdere tempo in una marea di informazioni non pertinenti.

Ecco tutto ciò che Komi Doc ti permette di fare.

CENTRALIZZA E GESTISCI I TUOI DOCUMENTI AZIENDALI

• Archivia i tuoi file e le e-mail direttamente dalla barra multifunzione di Microsoft Office.
• Fai il backup dei file in un unico archivio e sincronizzali su tutti i tuoi dispositivi (Pc, smartphone, tablet).
• Scansiona ed archivia in digitale i tuoi documenti cartacei aziendali, in modo strutturato e logico, dal tuo computer o dal pannello di controllo della multifunzione KONICA MINOLTA.
• Archivia i documenti aziendali come fatture, ordini, bolle di consegna, buste paga dalla tua applicazione software.

ACCEDI AI TUOI FILE IN MOBILITÀ CON KOMI DOC MOBILE

• Visualizza documenti aziendali, presentazioni e foto sul tuo smartphone o tablet.
• Trova quello che cerchi in pochi istanti grazie al potente motore di ricerca.
• Condividi i contenuti all’interno del tuo team.
• Salva i file sul tuo dispositivo per lavorare offline.
• Gestisci le attività di workflow.

CON KOMI DOC CONDIVIDI I DOCUMENTI IN SICUREZZA

• Condividi documenti senza limiti di dimensione, in via riservata, con colleghi, partner commerciali, clienti.
• Aggiorna l’intranet aziendale con i documenti più importanti (cataloghi, listini, brochure) e rendili accessibili alla forza vendita e al supporto tecnico.
• Condividi con i tuoi contatti materiale e informazioni, sulla extranet aziendale.
• Decidi chi può accedere ai file.
• Proteggi i tuoi file con password di accesso e crittografia dei dati.

COLLABORA IN TEMPO REALE CON IL WORKFLOW MANAGER

• Sostituisci le e-mail per i processi di approvazione aziendali con flussi di lavoro elettronici: richieste di acquisto, preventivi, domande di ferie, note spese, ecc.
• Tieni sotto controllo l’operato dei tuoi collaboratori in un determinato flusso di lavoro in qualsiasi momento.
• Semplifica i cicli di fatturazione aziendale e snellisci le operazioni contabili.